Datenschutzerklärung

Diese Erklärung gilt für den internen Wissens-Assistenten der Zwischenschritt Jugendhilfe (nachfolgend „die Anwendung"). Sie informiert gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten.

1. Verantwortlicher

Zwischenschritt Jugendhilfe, Christian Scharkin, Hildener Straße 15, 40597 Düsseldorf-Benrath.
Datenschutz-Kontakt: datenschutz@zwischenschritt-jugendhilfe.de

2. Zweck und Art der verarbeiteten Daten

Die Anwendung ist ein internes Nachschlagewerk für freigegebene Organisationsdokumente. Verarbeitet werden:

• Anmeldung: Name, dienstliche E-Mail-Adresse (Login-Kennung) und Passwort (verschlüsselt gespeichert) sowie Rolle und Aktiv-Status. Zugänge werden von der Administration angelegt.
• Nutzung: gestellte Fragen und die dazu erzeugten Antworten (Konversationsverlauf), Zeitpunkt der Nutzung.
• Wissensbasis: von der Administration hochgeladene Dienstdokumente und daraus erzeugte Textabschnitte samt Vektor-Repräsentation (Embeddings).

Keine Klientendaten: Die Anwendung ist in der aktuellen Version nicht für personenbezogene Klienten-/Falldaten bestimmt; solche Daten dürfen nicht eingegeben oder hochgeladen werden.

3. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Bereitstellung eines internen Arbeitsmittels (§ 26 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an einem effizienten, rollenbasierten Wissenszugang).

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung setzen wir folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein:

• Supabase – Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher; Hosting in der EU (Frankfurt). Anbieter: Supabase Inc., USA (Unterauftragsverarbeiter).
• Anthropic PBC (USA) – Erzeugung der Antworten (Modell Claude). Übermittlung der Frage samt gefundener Dokumentauszüge zur Beantwortung; keine Nutzung zu Trainingszwecken gemäß Geschäftsbedingungen.
• Mistral AI (Frankreich) – Erzeugung der Text-Embeddings für die Suche.
• Hostinger (Deutschland) – Betrieb der Anwendung.

5. Übermittlung in Drittländer

Bei der Antwortgenerierung (Anthropic) und ggf. beim Betrieb einzelner Supabase-Dienste werden Daten in die USA übermittelt. Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) mit den jeweiligen Anbietern.

Hinweis (bitte sicherstellen): Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit Supabase, Anthropic, Mistral und Hostinger müssen abgeschlossen sein; die USA-Transfers sind über Standardvertrags- klauseln abzusichern (verantwortet durch den Datenschutzbeauftragten).

6. Cookies

Die Anwendung verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies zur Aufrechterhaltung der Anmelde-Sitzung. Es findet kein Tracking, keine Analyse und keine Weitergabe zu Werbezwecken statt. Ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.

7. Speicherdauer

Anmeldedaten bleiben bestehen, solange ein Zugang aktiv ist. Konversationsverläufe werden bis zur Löschung durch die Nutzerin/den Nutzer oder die Administration gespeichert. Dokumente verbleiben, bis sie von der Administration entfernt werden.

8. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Wende dich dazu an datenschutz@zwischenschritt-jugendhilfe.de. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, LDI NRW).

Stand: dieser Assistent, interner Betrieb.